+38 044 333 61 23 Business Center “Gulliver”,Sportyvna Square 1,Kyiv, 01023 info@allstars-it.com

Тайм-менеджмент на пальцах

В наше время люди все больше стали придавать значение ценности времени, поэтому тайм-менеджмент популярен, как никогда. В данной статье о тайм-менеджменте Андрей Лиссов, Database Developer at AllStars-IT Ukraine, предлагает свои инструменты самоорганизации и планирования времени, с помощью которых можно достигнуть желаемых целей.

С одной стороны тайм-менеджмент – вещь не для всех. Ведь привычный хаос тем и привычный, что обволакивает, расслабляет, оставляет место для «приятных» неожиданностей. Жизнь в хаосе более яркая, она полна сюрпризов и поворотов, приключения ждут за каждым углом. По крайней мере так рассуждают яркие противники парадигмы планирования.

Но насколько жизнь рядового офисного работника, которыми являемся и мы, представители IT-отрасли, вряд ли можно назвать яркой и непредсказуемой? Она, наоборот, носит вполне себе цикличный характер и представляет набор привычных маршрутов дом-работа-дом, разбавляемых только посещением локаций «детский сад», «школа», «бар», «кино» и, возможно, «спортзал». При этом несмотря на всю свою обыденность и внешнюю неспешность жизни, мы постоянно торопимся, везде опаздываем, переживаем из-за того, что забыли что-то важное, стрессуем перед близкими дедлайнами, и разрываемся из-за необходимости делать несколько задач одновременно.

В связи с этим многие люди обращаются к тайм-менеджменту не для того, чтобы успеть больше (хотя такая цель, признаюсь, тоже часто стоит), а для того, чтобы немного упорядочить свою жизнь, стать собраннее, организованнее и немого расслабиться.

Итак, начинать нужно, как ни странно, не с планирования. Необходимо задаться глобальной целью, а может, и несколькими. Что для тебя важно? Чего бы ты хотел добиться?

Некоторые эксперты в области тайм-менеджмента рекомендуют представить, что ты уже умер и наблюдаешь за собственными похоронами. Что бы тебе хотелось, чтобы про тебя сказали супруг(а), дети, друзья, коллеги? Звучит немного странно, но такой подход позволяет по-новому посмотреть на вещи и точно расставить жизненные приоритеты. Да, чтобы ответить на такой вопрос понадобится время. Возможно, стоит несколько дней подумать, поразмышлять, завести блокнот и записывать туда свои неожиданные озарения. Главное – быть честным с собой. Определившись, стоит понимать, что жизнь – это река, и там за лесом она может поворачивать в совершенно неожиданном направлении. Поэтому принятые сейчас решения не нужно воспринимать как что-то незыблемое. Обстоятельства могут измениться, да и мы в том числе. Поэтому сейчас главное – это просто сформировать то, чего хочется в текущий момент. Раз в несколько лет к этим записям стоит возвращаться как для сверки, так и для корректировки.

После такого важного шага следует переходить непосредственно к планированию, но планированию долгосрочному. Чего хочется достичь за три года. Это длительный срок, но вполне измеримый. За три года вполне можно очень сильно продвинуться в карьере, собственном деле, построению отношений, улучшению состояния здоровья, жилищной ситуации, изучению языка или музыкального инструмента. Понятно, что также легко прожить эти три года и с удивлением вспомнить, что были какие-то планы, которые так и не осуществились. Поэтому имея большие цели, необходимо разбить их на этапы: годы и месяцы. Для каждого из ближайших шести месяцев желательно определиться с контрольными точками, понять и записать, что будет необходимо сделать и по каким критериям можно считать сделанное завершённым.

Пускай вышеприведенный подход и кажется несколько избыточным, но он и является самой важной частью планирования времени. Ведь зачем более эффективно использовать часы и минуты, если суммарно они выльются в бесцельно и бестолково прожитую жизнь, не принёсшую ни радости, ни чувства удовлетворения? Высокий КПД двигателя не играет никакой роли, если автомобиль не едет в нужном направлении.

После определения глобальных планов на ближайшие годы и месяцы необходимо приступать к планированию краткосрочному. И тут уже в качестве отрезка выступает неделя.

Да, планировать день важно, но о таких задачах как визит электрика, покупка нового пальто, или встреча с деловым партнёром лучше знать за несколько дней, а не пытаться втиснуть всё в одни сутки, создавая дополнительное напряжение. К тому же, охватывая всю неделю целиком, вы видите, что к некоторым задачам необходимо подготовиться заранее (приобрести подарок, собрать документы для открытия новых банковских счетов, забронировать столик в ресторане). Часто подобные вещи можно сделать и наскоком. Суматошно бежим покупать подарок за полчаса до начала праздника, перебираем почту в поисках возможно отправленных скан-копий документов, ищем другое заведение поблизости так как в выбранном всё занято. Но планируем мы как раз для того, чтобы в жизни было меньше суматохи и стресса, чтобы не бежать сломя голову, а делать всё планомерно и спокойно. Поэтому планирование на неделю позволяет жить в таком темпе, котором хочется, а не в котором нас заставляют жить «неожиданно свалившиеся на голову» обстоятельства.

Естественно, задачи могут несколько меняться с течением недели. Главное, чтобы чёткий план на сегодняшний день был. И подготовить его следует заранее, на выходных. То, что подправлен он сегодня утром – дело десятое. Последующие дни – это скорее ориентир, понимание того, что есть и другие вещи, к которым нужно подготовиться, но про которые можно не беспокоиться сегодня, так как они запланированы на более поздний срок.

Лучше всего придерживаться так называемого смешанного стиля планирования. Это что-то по середине между планированием гибким (нет чётко заданного времени для той или иной задачи) и планированием жёстким (зубы чистим с 06:30 до 06:35, в 06:40 завтрак). Т.е. часть задач действительно необходимо жёстко зафиксировать в календаре, это будут совещания, встречи, приход на работу и т.п. Часть же задач будут «плавающими». Их можно будет выполнить на протяжении дня. Написать и отправить письмо партнёрам, купить билеты в оперу, избавиться от лишних бумаг на столе – всё это необходимо сделать сегодня, но вы никому не помешаете, если выполните задуманное в любом порядке и в любое удобное время.

Не стоит под завязку забивать планами день. Обязательно возникнут спонтанные ситуации и проблемы, требующие немедленного решения. Пробка на дорогое, больничный коллеги, либо сломавшийся ноутбук вполне могут внести сумятицу в идеальное расписание и, хотя подобные случайности и не смертельны, но потребуют дополнительных затрат времени на то, чтобы с собой разобраться. Планируем только шестьдесят процентов своего времени, остальные сорок обязательно займут всяческие «пожары» и форс-мажоры.

В принципе, это и есть основные идеи управления временем. Данная статья не ставит целью помочь читателю найти в себе силы и мотивацию их реализовать, но можно найти несколько советов и на эту тему.

Во-первых, большие задачи, в терминологии тайм-менеджмента называемые «слонами», лучше резать на кусочки и вообще не воспринимать как что-то большое, так как «внутренняя обезьянка» пугается и начинает их выполнение саботировать. Разбили на подзадачи и размазали их на день, неделю, или на сколько потребуется. Главное – эти мелкие задания выполнять. Тогда и большая задача сама собой закроется. К примеру, получение водительских прав – это плохая задача, слон. А вот десять часовых занятий вождения с инструктором и тридцать пятнадцатиминутных сессий на изучение экзаменационных билетов – задачи хорошие, небольшие и понятные. А главное – легко осуществимые.

Во-вторых, есть мелкие неприятные задачи, от которых мы постоянно отмахиваемся, так называемые «лягушки». Сколько можно откладывать запись к врачу или телефонный разговор с тёщей? Вроде и ничего важного, но подобные маленькие задания накапливаются и имеют неприятное свойство откладываться в подсознании и подпитывать нашу тревогу. Золотое правило управления временем – ешь лягушек по утрам. Позвонил в больницу, назначил визит к врачу? Всё, задача выполнена, можно немного расслабиться и вычеркнуть ещё одно беспокойство. Конечно, не стоит забыть записать с свой календарь вышеупомянутый визит.

Вообще всё сложное и неприятное лучше выполнять утром, не откладывая на вечер.

Вечером сил может и не хватить, зато целый день будет мучить чувство неудовлетворённости собой и неприятного предвкушения необходимости выполнения чего-то, что делать не хочется. Если же закрыть подобные дела в начале дня – мы целый день в хорошем настроении, довольны собой и можем побаловать себя интересными заданиями, выполнение которых либо не требует усилий над собой, либо и вовсе приносит удовольствие.

Мелкие и схожие задачи также удобно объединять блоками. Это позволяет не терять концентрацию при переключении с задач больших (мультитаскинг вообще придумали люди ничего не знающие про тайм-менеджмент), а также быстрее и более эффективно расправиться с задачами маленькими. Ведь намного удобнее взяв в руки телефон и планер сделать звонки по всем вопросам сразу, чем на протяжении дня отвлекаться на каждый в индивидуальном порядке, нарушая свой рабочий поток.

Что касается инструментов планирования, то всё тут очень индивидуально. Кому-то идеально подойдут электронные помощники вроде Microsoft Outlook, либо Google Calendar. А вот кто-то воспринимает телефон и компьютер как раздражители, которые только отвлекают на социальные сети, мессенджеры и игры. В таком случае могу порекомендовать обратиться к аналоговым альтернативам, знакомым большинству из нас ещё со школы. Речь идёт о бумажных дневниках, еженедельниках, планерах. Если ещё с ученической скамьи ты привык записывать задания ручкой, это будет работать и сейчас. Главное – это фиксация планов и задач как таковых, не важно на бумаге или в приложении. Основное – это сам факт того, что задача отмечена к выполнению. К сожалению, мозг в этом плане плохой помощник и даже самый тупой карандаш острее самого острого ума, ведь последний имеет свойство забывать.

Напоследок хочется пожелать читателю всё-таки обрести тот жизненный баланс, к которому он, несомненно, стремится. Пускай всё получится. Не стоит себя насиловать и хвататься за все описанные практики сразу, лучше начинать углубляться в тайм-менеджмент осторожно, шаг за шагом. Японская мудрость гласит: дорогу осилит идущий.

 

Leave a Reply